学童父母会~便利なツールが万人受けするとは限らない~

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基本改革 万人受けするツールは難しい!?

昨年度、遥香がお世話になっている学童の父母会で、会長職を務めさせて頂きました。
過去の記事はこちら
第1話「学童ってありがたい&学童父母会について思う
第2話「学童父母会~会長になった経緯~

私が父母会の会長になり、初めに目指したのは、毎月のように行われていた会議を減らす事でした。
毎回の会議の目的は、結局の所スケジュールの進捗確認がメインで、毎回対面で打ち合わせる必要性は少なかったからです。

連絡方法を刷新

これまで、父兄間のやり取りは、メールです。
まあ、これはこれでスタンダードなやり取りですね。
※一部「お手紙」のやり取りも残っていましたが・・・

従来はこの方法がベスト!でしたが、昨今は便利なツールがありますよね。

ずばり、Line (ライン)です。

数年前までは「悪のツール」として毛嫌いする方も多かったと思いますが、やはり便利な物は便利。
Lineが悪く見えるのは、ツールの問題ではなく、使う人達の使い方・マナーのせいです。

プライベートで使っていると、確かによろしくない面も目立ちますが、あくまで仕事用途で勘違いな使い方をしなければ問題ありません。

また、メールだと、利用しているキャリア、機種、ガラケー・スマホの違い、PCメール、それぞれで個性が違いすぎて。
知らないまま迷惑メールフォルダに振り分けられていたとか、画像が受け取れないとか、gmailからは受け取れないとか、トラブルが多すぎました。

メールを送るにも宛先指定が多くて大変ですし、メーリングリストを使うにもフリーのメーリングリストサービスだと広告が入って苦情が来る、などもありました。

Lineの良いところ

Lineの良いところですが、メンバ全員で情報を共有出来るところです。

メールでやり取りをしていると、複数人にメールを一斉に送っても、なぜか送信者個人宛”だけ”に返信する方が居ます。

まあ、意図は無い場合もあると思いますが、大抵の場合返信内容が「後ろ向き」な事が多いです。

例えばですよ、あるイベント担当のグループに

私「〇〇日までにグループ内で代表者を決めて、ご返信下さい

と出したとします。すると

Aさん「今年度は新規プロジェクトに加わる事になり仕事が忙しいので代表者は出来ません

といった返事が、会長の私”だけ”に返ってくるのです。

正直、内容的にも (学童父兄は皆働いてます)「知らんがな」ですが、会長の権限で誰かを選出する訳では無いので、私に返信されても困るのです。
※ちょっぴり「自分は他の人と一味違う仕事をしている」的な感じを醸し出しているのはまあ由とします

とにかく自分の意向のみ上に押し付けて、何とかしてもらおうと言う甘え感満々。
自分の手を汚さず会長に押し付けてる感じですね~。

返信するのであれば、全員もしくは、担当者内に返信し、ご結論を出して頂く必要があります。

これが、Lineですと、全体で共有しているのでその場に何も返事しないというは勇気がいるようで、笑。
一応Line上でやり取りが回り易くなってます。

がしかし、未だ未だLine非対応の方も多いですし、そこは強要出来ません。
ですが、悩んでいる方で、導入が可能な方は是非一度使ってみて下さい!

Lineでやってはいけない事

あくまでも仕事用途の場合の話です。
プライベートではお好きにどうぞ。

基本は役員のグループライン上でのやり取りですが、時折関係ない個人的な事を流す方が居ます。

Bさん「遅れてすみません。今出先のため回答は明日になります

ここまでは普通。
で、このあとに何故か、子供とディズニーランド♪の写真が入ります。

これ、子供の写真、というか写真要りません。
こんな写真が入ったらスルー出来ないじゃないですか?!

Cさん「○○ちゃんかわいい♪ディズニーランドですか?!

とまあ、返さざるを得ないですよね。
すると、他の人も「おいおい」と思いながらも、返信しないと変に思われるかも…と返します。

Dさん「いいなー、楽しんで下さいねっ

だんだん持ち上げネタが無くなるので、最後はスタンプの嵐が続きます…。

これ、大事な部分が流れて、論点がずれるんです。
やめましょうね。

これ以外でも、お子さんが急な病気で欠席の場合も「大丈夫ですか?」の嵐になります。
この場合、会の主催者くらいがその台詞を言うだけで、皆さんがこぞって心配だわ~をアピールする必要は有りません。

実際に心配なら、個人宛に送って下さいね。

データ共有方法の確立

これまで、各データはそれぞれの担当が別々のUSBメモリで引き継がれて来ました。
もしもデータを他者に共有する場合の方法は、選択肢は以下の2つ。

①対面で会ってUSB渡す、もちろん後日返す
②学童の子供 (指導員の方)経由で渡す

①の場合は、お互い働く者同士。面倒です。

②の場合は、まあ何とか出来ますが、タイムラグが発生します。
また、お子さんによっては、いつまでたっても渡らないパターンがあったりもします。

それに、こんなにあらゆるITアイテムが揃っている昨今、いくらでも渡す方法はあるじゃないか、と思いました。

そこで、保育所の父母会では従来から利用していた「DropBox」を学童父母会へも導入しました。

Dropboxはフリーのファイル共有サービスで、基本的にソフトウェアのインストールは必須でなく、PC、スマホから利用出来るのでとても便利に使ってきました。
恐らく世間のPTA業務に取り入れている団体も多いのではないでしょうか。

ただし、各人にアカウントを作成してもらって、承認し、ファイル共有するにはちょっと手間が掛かるので、共通アカウントを作って共有しました。

役員の方々は思ったよりもすぐに使いこなし、データの受け渡しはすべてオンラインで可能になりました。

多数決を取るツール

学童父母会は、小学校のPTAと比べると規模も少ないですが、時折多数決を取る場面があります。

これは女性特有だと思いますが、

人の顔色を伺う

ってありますね。
まあ、美しく言うと”空気を読んで周りと調和してうまく回す”という太古からの本能でしょうか。

でもこの役員の仕事では無駄・不要です。
ですが、円滑に回すためには匿名での投票を取り入れることにしました。

ツールは「調整さん」です。
これは、もともと飲み会などの集まる火を決めたりするのによく使われるツールですが、多数決を取るにも使えたりします。

メールやlineでは匿名性は保てませんが、これなら安心♪

これを使って、不要な父母会のイベントを1つ減らしました。
公開で確認したときには「無くすのは他の父兄から反対が出るのでは?」等と言う空気読みがあり決まりませんでしたが、
匿名で確認したらなんと9割が「そんなイベントいらん」に投票しましたよ。

基礎改革は成功か、失敗か

これらの改革だけでも大部皆さんの稼働を削減したと思ってます。
実際に、以前のやり方を経験している父兄からは感謝されました。
ですので、ひとまず第一歩は成功したの思っています。

が、とある人は

Eさん「dropboxって使えない!マニュアルにも全然書いてないし、韓国語で表示されるし、本当に不親切なソフトだと思いました!!

と、ものすごく怒ってました。
正直最後の最後(年度末の総会資料準備段階)でメールで捲し立てるように来たので、何が具体的に不満なのか分かりませんでしたが。
あと、韓国語表示の件は意味不明。

私「そうでしたか、ご不便お掛けして申し訳ありません

で、しめくくりました。

例え100人が便利と思っても、たった一人でも使えないと思ったら、やはり万能ツールでは無いのでしょうね。
がしかし、より良い未来のためには、これに懲りず進もうと考えています。

ではでは。

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